Accès au dossier médical

Dans les conditions prévues -notamment par les dispositions de l’article L1111-7 du Code de la Santé publique- toute personne a accès à l’ensemble des informations concernant sa santé, détenues par des professionnels et établissements de santé.

On vous explique la procédure :

1. Je demande des éléments de mon dossier médical

• J’adresse ma demande au Directeur de l’établissement
  • soit en renseignant le formulaire correspondant
  • soit en envoyant un courrier simple à CH de Mâcon – Relation Usagers – 350 Boulevard Louis Escande – 71018 MACON Cedex, précisant exactement mes coordonnées (dont le nom de jeune fille) ainsi que la date de naissance, les éléments demandés du dossier et le mode de transmission desdites informations en retour
  • soit la même demande par mail à relationusager@ch-macon.fr
• Je joins dans tous les cas, la copie recto-verso de ma carte nationale d’identité en cours de validité ou la copie de mon passeport.
  (Attention, le permis de conduire comme la carte vitale même avec photo ne constituent pas un justificatif d’identité.)

• Je précise si besoin, les éléments du dossier dont je souhaite obtenir la copie (intégralité du dossier, ou seulement certains passages ou consultations, imageries …)

2. Je demande des éléments d’un autre dossier médical que le mien

• Le dossier d’une personne décédée
• Si cette personne n’est pas décédée au sein du CH de Mâcon y compris les EHPAD rattachés, je transmets le certificat de décès
• Je précise le motif de ma demande (connaître les causes de la mort, ou défendre la mémoire du défunt ou faire valoir des droits): en fonction, seules les pièces permettant de répondre au motif choisi sont communicables et non l’intégralité du dossier
• Je justifie de ma qualité d’ayant droit suivant ma situation (conjoint, enfant, …)
• Je peux être informé(e) que le défunt s’est opposé de son vivant à la communication de son dossier ; ma demande ne peut aboutir, dans ce cas, quel que soit le motif.
• Le dossier d’une personne sous mesure de protection
  • Ma demande concerne un majeur sous tutelle : je joins le jugement de tutelle, en plus des autres documents
  • Il s’agit d’un majeur sous curatelle : je joins le jugement de curatelle, et le curateur doit disposer d’un mandat exprès de la personne protégée pour accéder au dossier médical
• Le dossier d’un mineur
  • La demande est formulée par les détenteurs de l’autorité parentale : je transmets la copie du livret de famille. En cas de séparation, je fournis l’attestation d’autorité parentale ou la copie de l’ordonnance du juge aux affaires familiales.
    Étant précisé que le mineur peut s’opposer à l’accès à son dossier et demander que cet accès ait lieu par l’intermédiaire d’un médecin

Pour rappel

Vous avez aussi la possibilité de demander, lors de votre séjour à l’hôpital, des informations orales auprès des médecins et des personnels soignants sur votre état de santé. Chacun vous les donnera dans la limite de ses propres compétences professionnelles.

Le suivi de la demande

Votre demande est réceptionnée par le service des Relations avec les Usagers qui procède aux vérifications de conformité.

Ce service peut prendre votre attache pour des renseignements complémentaires ; d’où l’importance de transmettre des coordonnées les plus précises possibles et facilement joignables.

Dès validation de la demande, celle-ci est adressée en interne au Département d’Information Médicale (DIM) qui se charge de consulter le dossier médical et de retourner les copies sollicitées.

L’envoi des documents

Il faut là aussi compter sur des délais. Aucun caractère d’urgence ne s’applique.

• 8 jours à compter de la réception de l’acceptation de la demande complète, pour un dossier datant de moins de 5 ans
• 2 mois pour des informations datant de plus de 5 ans

Le choix du destinataire

Je peux faire adresser ou récupérer les éléments du dossier à une tierce personne que je désigne expressément. Cette personne pourra donc avoir connaissance d’informations vous concernant, strictement personnelles sur votre santé.

Bon à savoir

• Le CH de Mâcon n’est pas tenu de conserver indéfiniment les dossiers médicaux. Les délais de conservation sont variables :
  • 20 ans à compter de la date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe
  • Lorsque cette conservation de 20 ans s’achève avant le 28^ème anniversaire du patient, la conservation du dossier est prorogée jusqu’à cette date
  • Si le patient décède moins de 10 ans après son dernier passage dans l’établissement, le dossier est conservé pendant 10 ans à compter de la date du décès
  • La mention des actes transfusionnels pratiqués, et éventuellement, la copie de la fiche d’incident transfusionnel sont conservées pendant 30 ans à partir de la date de l’acte transfusionnel
  • En cas d’introduction d’un recours gracieux ou contentieux, ces délais sont suspendus. Les documents qui vous seront remis sont des copies ; l’établissement de santé reste dépositaire des originaux.
• Un arrêt de la Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) du 26 octobre 2023, tout patient a le droit, au titre du règlement général sur la protection des données (RGPD), d’obtenir gratuitement une première copie de son dossier médical.
  Selon la Cour, « un (tel) paiement peut donc être exigé par le responsable du traitement uniquement lorsque la personne concernée a déjà reçu, à titre gratuit, une première copie de ses données et en fait de nouveau la demande ».
  Autrement dit, la 1^ère demande d’accès au dossier médical n’est pas facturée, que ce soit les coûts de copie comme le timbre.
• Des informations aussi disponibles :
  • auprès de mon médecin traitant et/ou de spécialistes que j’ai consultés
  • dans mon dossier médical partagé (DMP)
  • dans mon Espace Santé de la Sécurité Sociale